Adaptation des statuts de copropriété en Belgique : quand le passage chez le notaire n'est pas obligatoire

1. Acte de base, règlement de copropriété et ROI : de quoi parle-t-on ?

L'article 3.85, § 1er du Code civil précise que l'acte de base et le règlement de copropriété constituent les statuts de l'immeuble. L'acte de base décrit l'ensemble immobilier, les parties privatives et communes, et fixe les quotités. Le règlement de copropriété organise la vie de l'association : droits et obligations des copropriétaires, fonctionnement des organes, répartition des charges.

• Le règlement d'ordre intérieur (ROI) : Depuis la loi du 18 juin 2018, le ROI est obligatoire. Il doit notamment préciser l'organisation matérielle de l'assemblée générale et les attributions du syndic. Il est déposé au siège de l'association des copropriétaires dans le mois de sa rédaction, à l'initiative du syndic.
• Un document qui ne remplace pas l'acte notarié : L'adaptation des statuts ne remplace pas l'acte notarié, qui reste le document officiel constatant l'existence de la copropriété et la description de l'immeuble.

2. Pourquoi adapter les statuts ? Des dispositions qui s'imposent d'elles-mêmes

L'article 3.100 du Code civil pose un principe simple : les dispositions de la section consacrée à la copropriété sont impératives. Les clauses statutaires devenues non conformes sont de plein droit remplacées par les dispositions légales correspondantes, à compter de leur entrée en vigueur.

Concrètement, votre immeuble peut donc fonctionner avec un texte que personne n'a jamais voté : ce sont les règles légales qui comblent les trous. C'est précisément pour cette raison que l'article 19, § 1er de la loi du 2 juin 2010 fait obligation au syndic de soumettre à l'approbation de l'assemblée générale une version de l'acte de base existant, du règlement de copropriété et du règlement d'ordre intérieur, adaptée aux articles 3.78 à 3.100 du Code civil.

• Une banque ou un notaire qui bloque : Un texte obsolète complique l'ouverture d'un compte bancaire au nom de l'ACP, la production des documents lors d'une vente, ou encore la désignation du syndic.
• Des litiges nés d'une zone grise : Quorum, majorité, répartition de charges, usage des parties communes : lorsque le statut reste muet, chacun interprète.
• Une lecture difficile pour les copropriétaires : Des renvois à des articles abrogés rendent le document inutilisable en assemblée, alors qu'il est censé être le règlement de tous.

3. Adaptation ou modification : la distinction qui change le coût de l'opération

Tant que l'assemblée générale n'apporte pas, en même temps ou ultérieurement, de modification de fond à l'acte de base, le texte adapté du règlement de copropriété ne requiert pas l'établissement d'un acte authentique : un écrit suffit. Il s'agit d'une adaptation à droit constant, et non d'une modification des statuts.

Si, en revanche, la copropriété veut changer la teneur des règles — et pas seulement les coordonner avec la loi — la règle générale reprend ses droits : la modification de l'acte de base et du règlement de copropriété suppose en principe un acte authentique passé devant notaire, avec les frais que cela implique et les majorités à vérifier avant le vote.

4. Comment procéder en pratique ?

• Rassembler les documents existants : Acte de base, règlement de copropriété et ROI en vigueur, ainsi que les plans et décisions d'AG qui ont pu y toucher.
• Relever les clauses devenues non conformes ou muettes : Article par article, en regardant ce que la loi impose désormais de mentionner.
• Rédiger la version adaptée : Un texte coordonné, qui reprend vos règles propres tout en intégrant les dispositions légales impératives.
• Soumettre le texte à l'approbation de l'AG : Avec un projet de résolution clair, inscrit à l'ordre du jour de la convocation.
• Déposer et conserver : Le ROI adapté est déposé au siège de l'ACP ; le syndic tient à jour la version applicable.

5. Ce que l'adaptation ne règle pas

L'exercice est juridique, pas technique : il ne corrige pas une erreur de calcul des quotités, ne reconstitue pas une description manquante de l'immeuble et ne tranche pas un litige entre copropriétaires. Ces points relèvent d'un chantier distinct, qui passe souvent par le notaire.